Algemene voorwaarden

• Dienst: de online softwaretoepassing InvoiceHippo voor het opstellen, versturen en beheren van facturen, offertes en boekhoudkundige administratie, inclusief bijbehorende functionaliteiten.
• Gebruiker / Klant: de (rechts)persoon die een account aanmaakt en/of een abonnement afsluit op de Dienst.
• Abonnement: de overeenkomst op grond waarvan de Gebruiker tegen betaling toegang krijgt tot de Dienst.
• Account: de persoonlijke omgeving van de Gebruiker binnen de Dienst.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding en overeenkomst tussen InvoiceHippo en de Gebruiker met betrekking tot de Dienst. Door een account aan te maken of de Dienst te gebruiken, aanvaardt de Gebruiker deze voorwaarden. Afwijkingen gelden alleen indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijk gebruik door ondernemers (waaronder zzp'ers). Deze voorwaarden zijn niet gericht op consumenten; het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten is niet van toepassing.

InvoiceHippo biedt een online platform waarmee Gebruikers onder meer facturen en offertes kunnen opstellen en versturen, betalingen kunnen registreren en koppelen, banktransacties kunnen inlezen en reconciliëren, kosten kunnen vastleggen en hun administratie kunnen voeren. Wij spannen ons in om de Dienst zorgvuldig en naar beste kunnen te leveren, maar de Dienst wordt geleverd op basis van een inspanningsverplichting.

De Gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens en voor het voldoen aan zijn eigen administratieve, fiscale en wettelijke verplichtingen. InvoiceHippo is geen accountant, belastingadviseur of administratiekantoor en verstrekt geen fiscaal of juridisch advies.

Om de Dienst te gebruiken maakt de Gebruiker een account aan. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van zijn inloggegevens en voor al het gebruik dat via zijn account plaatsvindt. De Gebruiker dient bij registratie juiste en volledige gegevens te verstrekken en deze actueel te houden.

Het abonnement wordt aangegaan voor de bij het afsluiten gekozen periode en wordt daarna telkens automatisch (stilzwijgend) verlengd, tenzij anders overeengekomen of tijdig opgezegd. De Gebruiker kiest bij het afsluiten voor maandelijkse of jaarlijkse facturatie. Bij een jaarabonnement kan een korting van toepassing zijn; de exact geldende tarieven en eventuele kortingen worden bij het afsluiten getoond en kunnen van tijd tot tijd wijzigen.

Opzegging of wijziging vindt plaats via de accountinstellingen of door schriftelijk bericht aan support@invoicehippo.nl. Een wijziging naar een lager pakket of het verwijderen van een uitbreiding gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode; tot dat moment behoudt de Gebruiker de volledige functionaliteit.

Indien voor de Dienst een proefperiode of gratis pakket wordt aangeboden, gelden deze voorwaarden ook gedurende die periode. Een proefperiode of gratis pakket kan beperkt zijn in functionaliteit, duur of aantallen. Een proefperiode wordt niet automatisch omgezet in een betaald abonnement zonder dat de Gebruiker daarvoor kiest; na afloop van de proefperiode kan de toegang tot de Dienst worden beperkt of beëindigd.

De geldende tarieven worden vermeld bij het afsluiten van het abonnement. Tenzij anders aangegeven zijn bedragen in euro's en exclusief btw (21%). Betaling verloopt via onze betaaldienstverlener (Mollie) door middel van automatische incasso (SEPA), iDEAL of kaartbetaling. Voor terugkerende betalingen is een SEPA-machtiging vereist; de incasso kan enkele dagen na de vervaldatum plaatsvinden.

Wijzigingen van het pakket of van uitbreidingen worden verrekend via een proratacorrectie op de eerstvolgende factuur. Reeds betaalde bedragen, abonnementen en uitbreidingen worden niet gerestitueerd. Bij niet-tijdige betaling kunnen wij de toegang tot de Dienst opschorten nadat de Gebruiker in de gelegenheid is gesteld alsnog te betalen. InvoiceHippo mag de tarieven wijzigen; wijzigingen worden vooraf aangekondigd en gaan in bij de eerstvolgende verlenging.

Naast het basisabonnement kan de Gebruiker uitbreidingen afnemen. Een pakket kan daarnaast een aantal inbegrepen credits per periode bevatten. Uitbreidingen en credits vormen een aanvulling op het abonnement en vallen onder deze voorwaarden.

• Doorlopende uitbreidingen (zoals extra gebruikers en modules) worden maandelijks of jaarlijks gefactureerd en kunnen worden toegevoegd of verwijderd. Een verwijdering gaat in aan het einde van de lopende factuurperiode; tussentijdse wijzigingen worden via prorata op de eerstvolgende factuur verrekend.
• Eenmalige creditpakketten (zoals AI-reconciliatie- credits en credits voor documentverwerking) zijn na aankoop 12 maanden geldig. Ongebruikte of niet-verbruikte credits vervallen na afloop van deze periode en worden niet gerestitueerd. Credits zijn niet overdraagbaar tussen accounts of bedrijven.

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid van de Dienst, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Wij mogen de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging. Waar redelijkerwijs mogelijk wordt gepland onderhoud vooraf aangekondigd.

De Gebruiker onthoudt zich ervan om:

• de Dienst te gebruiken in strijd met wet- of regelgeving;
• de Dienst te gebruiken op een wijze die schade kan toebrengen aan InvoiceHippo, andere gebruikers of derden;
• de beveiliging van de Dienst te omzeilen of de infrastructuur bovenmatig te belasten;
• onrechtmatige of inbreukmakende inhoud te verwerken.

Bij het gebruik van de Dienst verwerkt InvoiceHippo persoonsgegevens. De wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan is beschreven in ons Privacybeleid. Voor zover wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van de Gebruiker, gelden tevens de afspraken uit de Verwerkersovereenkomst.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst en de onderliggende software berusten bij InvoiceHippo of haar licentiegevers. De Gebruiker verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement. De gegevens die de Gebruiker zelf invoert blijven eigendom van de Gebruiker.

De aansprakelijkheid van InvoiceHippo is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat de Gebruiker in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor het abonnement heeft betaald. InvoiceHippo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door verlies of onjuistheid van gegevens. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van InvoiceHippo.

InvoiceHippo is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, waaronder mede begrepen storingen bij toeleveranciers, internet- of stroomstoringen en cyberaanvallen.

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden vooraf aangekondigd. Indien de Gebruiker een wijziging niet accepteert, kan hij het abonnement beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Na beëindiging of afloop van het abonnement vervalt het gebruiksrecht en vervallen eventuele resterende credits. Reeds betaalde bedragen en credits worden niet gerestitueerd. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van zijn gegevens. Wij bewaren en verwijderen gegevens conform ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.

De Dienst kan worden gekoppeld aan diensten van derden, waaronder bankkoppelingen (op basis van PSD2 / open banking), betaaldienstverleners, e-mailbezorgdiensten, documentherkenning (OCR) en gegevensverrijking via het Handelsregister. De Gebruiker bepaalt zelf welke koppelingen hij activeert en verstrekt daarvoor zelf de benodigde autorisaties en machtigingen.

• Op het gebruik van een dienst van een derde zijn de voorwaarden en het privacybeleid van die derde van toepassing.
• InvoiceHippo heeft geen invloed op de beschikbaarheid, juistheid of werking van diensten van derden en garandeert niet dat een koppeling ononderbroken of foutloos functioneert.
• InvoiceHippo mag een koppeling wijzigen of beëindigen indien de betreffende derde zijn dienst of voorwaarden wijzigt; waar redelijkerwijs mogelijk wordt dit vooraf aangekondigd.
• De Gebruiker kan verleende autorisaties (zoals een bankkoppeling of machtiging) op ieder moment intrekken via de instellingen van de Dienst of bij de betreffende derde.

De Dienst bevat functionaliteit voor automatisering en kunstmatige intelligentie (AI), zoals suggesties voor het categoriseren en verwerken van banktransacties, documentherkenning en boekhoudkundige voorstellen.

• AI-suggesties en geautomatiseerde voorstellen zijn uitsluitend ondersteunend en indicatief; zij kunnen fouten, onvolledigheden of onjuiste interpretaties bevatten.
• De Gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de controle, aanvaarding en definitieve verwerking van suggesties en voor de juistheid van zijn administratie. Wij adviseren om uitkomsten waar nodig te laten controleren door een boekhouder of accountant.
• Automatische verwerking vindt uitsluitend plaats binnen de door de Gebruiker gekozen instellingen en verleende autorisaties; de Gebruiker kan deze instellingen op ieder moment aanpassen.
• AI-functionaliteit en automatisering vormen geen fiscaal, juridisch of financieel advies (zie ook artikel 3).

De Gebruiker kan derden, zoals zijn boekhouder, accountant of administratieve dienstverlener, toegang geven tot zijn administratie binnen de Dienst.

• Een derde die via of namens de Gebruiker toegang krijgt, handelt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de Gebruiker; de Gebruiker staat ervoor in dat deze derde deze voorwaarden naleeft.
• InvoiceHippo faciliteert uitsluitend het platform en is geen partij bij de overeenkomst tussen de Gebruiker en diens boekhouder, accountant of andere dienstverlener.
• InvoiceHippo verricht zelf geen boekhoudkundige, fiscale of accountantswerkzaamheden en is geen gereguleerde (financieel) adviseur.

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via support@invoicehippo.nl.